Recordemos que, una vez alcanzada la aprobación del Real Decreto, las primeras empresas afectadas serán las que tengan un volumen de facturación superior a 8 millones de euros. Estas tendrán 12 meses desde la publicación en el BOE para implantar la facturación electrónica. Así mismo, se verán obligadas a acompañar las facturas de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad, con el fin de facilitar su lectura a los receptores que todavía no cuenten con la e-factura. En cambio, las empresas con una facturación inferior a los 8 millones, que suponen la gran mayoría del tejido empresarial, contarán con un plazo de 24 meses para implantarla después de la publicación.
En este contexto y para ayudar a las empresas a hacer su transición de forma más fluida y segura, así como para aprovechar la oportunidad de impulsar su digitalización, Generix y Ayming han firmado un acuerdo de colaboración que permitirá a las empresas beneficiarse de un servicio de asesoramiento e implementación completa, tanto en la parte fiscal como en el proceso de digitalización de la e-factura.
“La alianza entre Generix y Ayming es un paso clave en nuestra estrategia de ofrecer soluciones de facturación electrónica integral y personalizada para todas las empresas españolas. Ayming es experto en asesoramiento fiscal y va a garantizar que las empresas estén al tanto de las implicaciones fiscales y normativas, antes de entrar con la implementación de la solución tecnológica”, afirma Diana Salazar, Sales Manager B2B de Generix.
“La facturación electrónica representa un cambio significativo en las relaciones entre empresas y con la propia Administración, por eso, esta colaboración con Generix, es crucial para fortalecer nuestra capacidad de ofrecer soluciones integrales y eficientes a las empresas españolas, cubriendo tanto el aspecto fiscal como el tecnológico. Nuestra amplia experiencia fiscal nos permite proporcional un servicio de asesoramiento previo a las compañías que les garantiza cumplir con los requisitos legales y fiscales exigidos por la normativa, algo indispensable antes de integrar la parte tecnológica para así optimizar el proceso de integración”, declara Sonia Álvarez, directora Fiscal de Ayming.
“Nuestro software se conecta con el ERP de los emisores y comunica todas las facturas que tengan obligación de viajar hacia la plataforma pública. Luego, esas facturas se envían a los destinatarios publicándola en PDF en un portal web, proveyendo así de un formato legible para remitir a aquellas empresas que no están obligadas desde el minuto uno a cumplir con la ley”, afirma Diana Salazar.
Las empresas habrán de reportar el estado de la factura
La principal novedad que introduce la Ley Crea y Crece es que las empresas y profesionales receptores tendrán que reportar el estado de la factura. Aquí entran dos estatus que se comunicarán de forma obligatoria y tres de forma voluntaria. Por un lado, los estados imperativos serán la aceptación o rechazo comercial de la factura, y por otro, el pago efectivo completo de la factura. También se podrá comunicar de forma opcional la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, su pago parcial y la cesión a un tercero para su cobro o pago.
Así, los destinatarios tendrán que informar al emisor a través de su plataforma de facturación electrónica. Para ello, contarán con un plazo de 4 días naturales desde que este estado se produce. En el caso de los pagos completos, las empresas habrán de avisar del pago de la factura en los 4 días naturales desde que se realiza, nunca. No obstante, la norma concede a los profesionales autónomos un plazo adicional para comenzar a notificar los estados de la factura de 36 meses desde la publicación del Real Decreto.
Otra novedad es que la primera versión del texto recogía la obligación de informar de los estados a través del SII (Suministro Inmediato de Información) de la Agencia Tributaria, pero ahora se establece que se tendrá que remitir la información a través de la solución pública y no desde este sistema, a pesar de que ambas obligaciones seguirán coexistiendo.
Las entidades no establecidas en España también se verán afectadas
Respecto al último borrador, Sonia Álvarez afirma: “La última versión del texto que ha enviado España a la Comisión Europea ha modificado el contenido en cuanto a los sujetos afectados. Si anteriormente se dejaba fuera a las entidades no establecidas en España o sin establecimiento permanente en el país, aunque tuvieran número de IVA, la actual redacción del artículo sí que deja la puerta abierta a que la norma afecte a las empresas no establecidas en el país”.
Este podría ser el caso de una empresa con sede extranjera que ofreciera un servicio a una compañía establecida en España, por lo que el emisor tendría que acogerse a la facturación electrónica al tratarse de un destinatario de la operación con sede de su actividad económica en territorio español.
Recomendaciones fiscales para las compañías
Desde Ayming ofrecen una serie de consejos para que las empresas puedan estar al tanto de sus responsabilidades fiscales, así como aspectos a tener en cuenta de cara a la entrada en vigor de la norma. En primer lugar, recomiendan revisar los distintos flujos de facturación y tipología de clientes de la organización para delimitar las operaciones que serán obligatorias dentro de la nueva normativa y así minimizar los costes de la implementación. Además, los expertos señalan que es vital analizar las tipologías de operaciones para determinar su calificación a efectos de IVA.
Con el envío de las facturas a la Administración Pública, es importante hacer un proceso de revisión del cumplimiento de los requisitos de facturación con el fin de asegurar que se cumple con los vigentes. En este sentido, Pedro Iglesias, Tax Manager de Ayming, puntualiza: “El objetivo principal de la facturación electrónica no es iniciar procedimientos de comprobación tributaria ni inspecciones, sino mejorar la cultura de pago del país y acortar los tiempos en cuanto a la recepción de la factura y su aceptación”.
¿Cómo escoger nuestra plataforma de facturación electrónica?
Para la emisión de la factura se proponen dos tipos de plataformas: las soluciones privadas y la plataforma pública habilitada por el Gobierno. En este sentido, Generix ofrece una solución integral que permite la emisión, recepción, gestión y almacenamiento de las facturas electrónicas.
Daniel Casanova, Product Manager de Generix, explica: “Nuestro software se conecta con el ERP de los emisores y comunica todas las facturas que hayan de viajar hacia la plataforma pública. Estas se suben dentro de nuestra plataforma, cumpliendo con las obligaciones de dar acceso a nuestros clientes a sus facturas, que en nuestro caso ofrecemos acceso durante 10 años. Además, proveemos de un formato legible para remitir a aquellas empresas que no están obligadas desde el minuto uno a cumplir con la ley”.
De este modo, Diana Salazar recomienda a todas las empresas que inicien el cambio con tiempo suficiente y no esperen a la fecha límite. Como punto de inicio, la experta de Generix aconseja a las compañías que definan su equipo de trabajo, así como los recursos y la formación que necesitarán. Por otro lado, es vital revisar los procesos internos para analizar internamente qué tipo de facturas se realizan, al igual que establecer un plan de acción según sus necesidades y la compatibilidad con su ERP actual. En el caso de contar con un proveedor tecnológico especializado, Salazar anima a fijarse en aspectos imprescindibles como las certificaciones en seguridad de los datos o su experiencia previa en el mercado. Por último, Salazar invita a aprovechar esta iniciativa para automatizar el ciclo completo O2C y P2P, dos procesos que conllevan una gran cantidad de tareas manuales y de personal involucrado.